Managed Print Services für den laufenden Betrieb und industrieller Digitaldruck für alles, was nach außen geht. Von der Druckerflotte bis zur personalisierten Aussendung.
Drucken ist eine der wenigen Positionen, die in fast jedem Unternehmen vorkommt und die fast niemand kennt. Wie viele Geräte stehen wo, was kostet eine Seite, wer bestellt Toner, wer repariert. Die Antworten fehlen meistens, weil sich nie jemand zuständig gefühlt hat.
Daneben steht der Druck nach außen: Mailings, Broschüren, Handbücher, Etiketten. Der läuft oft über eine Agentur, eine Druckerei und einen Versanddienstleister nebeneinander, mit drei Ansprechpartnern und drei Rechnungen.
Wir decken beides ab, und beides lässt sich einzeln beauftragen.
Managed Print Services heißt: Die Druckerflotte wird betreut, nicht nur geliefert. Verbrauchsmaterial kommt automatisch, Störungen werden gemeldet bevor jemand anruft, und abgerechnet wird nach dem, was tatsächlich gedruckt wurde.
Multifunktionsgeräte nach tatsächlichem Bedarf je Standort, statt gewachsener Einzelbeschaffung. Kauf, Leasing oder Miete.
Automatische Nachlieferung nach Füllstand. Kein manuelles Bestellen, keine leeren Kartuschen am Freitagnachmittag.
Ein Preis je gedruckter Seite plus Grundgebühr, statt unvorhersehbarer Einzelbestellungen. Was der Preis enthält, steht im Vertrag.
Übersicht über alle Geräte, Verbrauch und Kosten, nach Standort und Kostenstelle. Auch über viele Standorte hinweg.
Einbindung, Treiber, PIN-Druck und Zugriffsrechte. Scan-to-Mail und Scan-to-Folder eingerichtet.
Definierte Reaktionszeiten, Fernüberwachung, Techniker vor Ort wo nötig.
Für Unternehmen mit hohem Briefaufkommen gibt es einen Weg, der den eigenen Drucker überspringt: Der Nutzer druckt aus seiner Anwendung heraus wie gewohnt, wählt dabei aber einen anderen Drucker. Der Auftrag geht nicht an ein Gerät im Haus, sondern an die Produktionsanlage des Partners.
Dort wird gedruckt, kuvertiert, frankiert und in die Post gegeben. Im Unternehmen fällt weder Papier noch Toner an, niemand kuvertiert, niemand fährt zur Post. Der Arbeitsablauf des Nutzers ändert sich nicht, er wählt einen anderen Drucker aus.
Die Einrichtung erfolgt über einen Treiber, der wie ein normaler Drucker eingebunden wird. Keine Anpassung an ERP, Fachanwendung oder Vorlagen nötig.
Alles, was regelmäßig und in Menge das Haus verlässt. Aus dem ERP, dem Dokumentenmanagement oder direkt aus der Fachanwendung.
Bei hohem Volumen produziert eine Industrieanlage günstiger und schneller als jede Bürodruckerei, einschließlich Porto-Optimierung durch Konsolidierung.
Aussendungen lassen sich auf einen Stichtag legen oder gestaffelt einliefern, damit die Post nicht am selben Tag bei allen Empfängern ankommt.
Mehrere Dokumente an denselben Empfänger werden in einer Sendung zusammengefasst, statt einzeln zu laufen.
Wann welches Dokument produziert und eingeliefert wurde, ist dokumentiert. Für Fristen, Mahnwesen und Revision.
Für alles, was das Unternehmen verlässt: von der einzelnen Broschüre bis zur personalisierten Aussendung an mehrere zehntausend Empfänger. Produziert wird bei Bedarf, nicht auf Vorrat.
Industrielle Kapazitäten im sechsstelligen Seitenbereich pro Tag. Für Auflagen, die eine Bürodruckerei nicht schafft, und für Termine, die keinen Aufschub vertragen.
Jede Sendung mit eigenem Inhalt, eigener Anrede, eigenem Angebot. Aus einer Datenquelle, ohne manuelle Zusammenstellung.
Kuvertieren, Beilegen, Frankieren, Einliefern. Auch bei gemischten Formaten und Sonderbeilagen.
Flyer, Handbücher, Etiketten und Visitenkarten werden erst bei Bestellung gedruckt. Kein Vorrat, keine veralteten Bestände im Lager.
Von der Konzeption über die Produktion bis zur Auswertung. Auf Wunsch mit Response-Erfassung und Nachfassaktion.
Ein eigener Katalog, aus dem Filialen, Vertrieb oder Abteilungen selbst bestellen. Mit freigegebenen Vorlagen und Genehmigungswegen.
Wer adressierte Sendungen verschickt, verarbeitet personenbezogene Daten. Das betrifft die Rechtsgrundlage der Ansprache ebenso wie den Umgang mit den Daten beim Dienstleister.
Die beteiligten Partner arbeiten mit Auftragsverarbeitungsverträgen, dokumentierten Löschfristen und zertifizierten Abläufen nach ISO 9001 und ISO 14001. Für Umweltnachweise stehen GOTS, GRS und OCS zur Verfügung, dazu eine EcoVadis-Bewertung.
Was in Ihrem Fall zulässig ist und welche Nachweise Sie brauchen, klären wir vor der ersten Aussendung, nicht danach.
Bei Managed Print steht die Bestandsaufnahme am Anfang, bei Aussendungen die Datenlage.
Bei Druckbetrieb: welche Geräte, welches Volumen, welche Verträge. Bei Aussendungen: welche Daten, welches Format, welcher Termin.
Gerätekonzept und Abrechnungsmodell oder Produktions- und Versandplan, je nach Vorhaben.
Austausch und Einbindung der Geräte oder Produktion und Einlieferung der Sendung.
Laufende Betreuung, Nachlieferung und Reporting. Bei Aussendungen die Auswertung und die nächste Welle.
Vorhaben in diesem Bereich hängen selten allein. Diese Leistungen greifen häufig ineinander.
Die meisten Unternehmen können weder Druckvolumen noch Druckkosten benennen. Eine Bestandsaufnahme schafft in wenigen Tagen Klarheit.
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